ده ترفند در نرم افزار Word !


در حال حاضر استفاده كامل از اين نرم افزار سخت است و به راحتي نمي‌توان از تمام دستورات آن استفاده كرد. بنابراين مجبور هستيد خيلي كنكاش كنيد...
▪ زود به زود و هميشه مطالبتان را ذخيره كنيد
شما ميانه تان با ذخيره كردن پشت سرهم خوب است؟ اگر جواب خير است، هنگامي‌كه بدانيد كه Word بصورت اتوماتيك اطلاعات شما را ذخيره مي‌كند و زمانيكه مشغول كار بر روي متن تان هستيد اين كار را انجام مي‌دهد، خوشحال خواهيد شد. البته تعين زمان برعهده شماست. براي تنظيم به سمت Tools، Option برويد سپس گزينه Save را فعال كنيد. مطمين باشيد كه Save Auto recover into every فعال باشد. در مقابل فيلد minutes مقداري عددي زمان مورد نظر را بر حسب دقيقه وارد كنيد. (همچنين مي‌توانيد با كليدهاي arrow up/down مقداري عددي مورد نظر را وارد كنيد). من مجبور بودم هر بار بعد از هر جمله كه تايپ مي‌كردم Save را فشار دهم و عمل ذخيره را انجام دهم يا از Ctrl-S استفاده كنم (تا زمانيكه احتياج نداشتم به اين قسمت مراجعه نكرده بودم) اما جالب است بدانيد كه Auto Recover هميشه حلال مشكلات من بوده است.
ترفند
اگر شما چند تا مطلب را همزمان در Word فعال نموده ايد و مي‌خواهيد همزمان آنها را ذخيره كنيد كافيست تا دكمه Shift را نگهداريد و سپس پنجره File را باز كنيد. دستور Save به Save All تغيير پيدا مي‌كند و در يك لحظه تمام مطالبي كه فعال هستند ذخيره مي‌شوند.

▪ يك راه ديگر
شما معمولا احتياج نداريد تا فضاهايي را كه بصورت عمودي در متن Word وجود دارد را انتخاب كنيد ولي اگر مجبور باشيد اين عمل را انجام دهيد و چگونگي آنرا ندانيد قطعا دچار مشكل مي‌شويد. اگر مجبور باشيد از يك سند خيلي حجيم كه شامل صفحات زياد و داراي كاراكترهايي در ابتداي هر خط است استفاده كنيد منظور من را درك خواهيد كرد. مي‌توانيد كاراكترهايي را كه نمي‌خواهيد، خودتان خط به خط Delete كنيد. اما يك راه خيلي سريعتر وجود دارد: كليد Alt را هنگاميكه در انتهاي سمت چپ در بالاترين ستون و ابتداي خط اول قرار دارد فشار دهيد و تا آنجايي كه مي‌خواهيد نشانه بگذاريد. با يك بار انجام دادن اين عمل شما مي‌توانيد آن محل هايي را كه مشخص كرده ايد با فشار دادن كليد Delete از بين ببريد.

▪ قالب بندي سريع
هنگاميكه شما يك كلمه تنها مانند Say را كه مي‌خواهيد بصورت Bold، Italic، يا Underline وارد كنيد لزومي‌ندارد كه تمام كلمه را انتخاب كنيد و سپس Ctrl-B، Ctrl-I يا قالبهاي ديگر را اعمال كنيد. كافيست كه Cursor را در هر كجاي كلمه قرار دهيد و قالبي را كه مدنظرتان است انجام دهيد. اين عمل شما را از زحمت استفاده كردن از ماوس يا double click و يا نگهداشتن كليد Shift زمانيكه از arrowkey استفاده مي‌كنيد برحذر مي‌دارد. اين امكان راحتي است كه Word در نظر گرفته است. اگر در اجراي اين مورد مشكلي داريد به قسمت Tools Option برويد و سپس پنجره Edit را فعال كنيد و در پايان گزينه When Selecting, automatically select Word را فعال كنيد.


▪ نكته اي درباره حروف بزرگ و كوچك
بعضي از افراد مايل هستند از حروف بزرگ و يا كوچك استفاده كنند مانند cREATIVELY. بعضي افراد، دوست دارند به كلماتي كه فكر مي‌كنند خيلي مهم است توجه كنند، و برخي ديگر نيز دوست دارند ساكت باشند. اما اگر اين گاهي اوقات اتفاق مي‌افتد، كار پرزحمتي نيست كه متن مورد نظر را خودتان به راحتي تغير دهيد. اما اگر در يك متن خيلي زياد اين وضعيت تكرار شود، در اين لحظه است كه با كمك Word مي‌توانيد تغييرات را اعمال كنيد. براي تغيير دادن كلمه شما مي‌توانيد Cursor را در محل مورد نظر كلمه يا جمله قرار دهيد و سپس گزينه هاي Format و Change Case را انتخاب كنيد. در اين صورت به شما اجازه داده مي‌شود تا به حروف بزرگ يا كوچك يا بصورت تيتر رشته مورد نظر را تبديل كنيد. از اين راحت تر امكان پذير نيست. اما اگر زماني مطالب شما بصورت اشتباه اجرا شد لزومي‌ندارد خودتان را با پنجره ها و فهرستها درگير كنيد. كافيست متن تان را انتخاب كنيد و سپس Shift-F3 را فشار دهيد تا وضعيتي كه مدنظرتان است اعمال شود. اين كليد تمام حالتهاي حروف بزرگ، كوچك و يا بصورت تيتر را در بر مي‌گيرد و اين يك معجزه كوچك است.


▪ جدول زيبايي طراحي كنيد
جدول Word در حالت كلي شامل مجموعه اي از جعبه هاست كه مطالب در داخل آنها قرار دارد. عملا بله ذاتا نه. خوشبختانه با دستور Table Autoformat يك قدم براي كمك به شما برداشته است تا جداول بسيار زيبا و شكيل ايجاد كنيد كه براحتي بر روي آنها اعمال انجام شود. براي اينكه با نحوه كار آشنا شويد يك مطالبي را كه داراي جدول مي‌باشد اجرا كنيد و يك جدول جديد ايجاد كنيد. حالا در داخل جدول گزينه Table Table Autoformat را انتخاب كنيد. Word پنجره Table Autoformat را نمايش خواهد داد كه شامل يك فهرست بلند بالا از روشهاي ساخت جدول مي‌باشد.
شما مي‌توانيد از ميان قالبهاي متنوع كه در يك فهرست قرار دارد با انتخاب كردن اسم آنها به عنوان مثال Table 3D effect 3 جدول مورد نظر را در صفحه نمايش مشاهده كنيد. همانطور كه ملاحظه مي‌كنيد همه چيز كاملا مشهود است و همه چيز درست و صحيح نوشته مي‌شود. زمانيكه ساختار جدول مورد نظرتان را پيدا كرديد كافيست تا اسم آنرا highlight كنيد سپس گزينه Apply را اجرا كنيد. بفرماييد جدول شما ساخته شده است.


▪ چه اتفاقي براي فايلها افتاده است؟
Word به راحتي به شما اجازه مي‌دهد تا يك مطلب را فعال كنيد و بازخواني نماييد. فقط كافيست منوي File را باز كنيد و از پايين منوي اصلي فايل مورد نظر را انتخاب كنيد. در حالت كلي منوي File به شما اجازه دسترسي به چهار فايل را مي‌دهد. من را يك آدم طعمكار به حساب بياوريد زيرا كه اين اصلا براي من كافي نيست. بدون هيچگونه توضيحي در مورد شخصيتم، به شما مي‌گويم كه من از فايلهاي خيلي زيادي كه در پرونده هاي مختلف وجود دارند بصورت هر روزه استفاده مي‌كنم اما وقتي كه تعداد آنها زياد مي‌شود آدم دچار سردرگمي‌مي‌شود كه كدام فايل در كدام پرونده قرار دارد. اجباري نداريد كه فقط با آخرين 4 فايلي كه كار كرده ايد سروكار داشته باشيد. شما مي‌توانيد اين تعداد را بين 1 تا 9 تغيير دهيد.
در اينجا توضيح خواهم داد چگونه اين عمل را انجام دهيد:
گزينه Tools Options را انتخاب كنيد و سپس بخش General را انتخاب كنيد. در سمت راست جمله Recently Used File List مقدار عددي تعداد فايلهايي را كه دوست داريد در منوي فايل براي شما نمايش داده شود را وارد كنيد. لازم به توضيح است كه مي‌توانيد از كليدهاي اشاره گر براي كم يا زياد كردن اعداد نيز استفاده كنيد. سپس OK را فشار دهيد. اگر مقدار عددي را كم كرده ايد لازم است تا بيشتر از چهار فايل را اجرا كنيد تا متوجه تغيير شويد. اگر هم بنابه دلايل امنيتي مايل نيستيد تا فايلهايي را كه استفاده مي‌كنيد در منوي فايل نمايش داده شوند، عدد مقابل جمله Recently Used File List را حذف كنيد و سپس OK را فشار دهيد.
به هر حال شما مي‌توانيد از منوي Start ويندوز براي فايلهايي كه در هر قسمت ويندوز فعال كرده ايد استفاه كنيد. كافيست تا گزينه Start Documents را انتخاب و سپس فايل مورد نظر را از فهرست موجود انتخاب كنيد.
▪ جايگزيني متن بصورت خودكار
Word شامل يك گزينه جديد به نام AutoText مي‌باشد كه اجازه مي‌دهد تا زمانيكه شما اول كلمه اي را تايپ مي‌كنيد خودش تمام كلمه را بنويسد. هنگاميكه شما اول كلمه را تايپ مي‌كنيد Word بلافاصله آنرا مي‌شناسد و Pop-up Box نمايان مي‌شود، Enter را فشار دهيد و Word عبارت را كامل مي‌كند. اين عمل بسيار سودمند است شما با AutoText علاوه بر اينكه در وقتتان صرفه جويي مي‌كنيد مي‌توانيد ورودي هايي را نيز خودتان تعريف بكنيد. بطور واضح تر هنگاميكه شما مجبور هستيد تا آدرستان، وضعيت تان و يا حتي آدرس وب سايتي را بطور مكرر در متنتان بكار ببريد، مجبور هستيد تا هر بار آنرا تايپ كنيد و يا به شيوه Copy و Paste از آن استفاده كنيد. مي‌توانيد آنرا در AutoText ذخيره كنيد و فقط با يك كليد مطالب مورد نظر را در متن تان قرار دهيد. جالب تر اينكه Word حتي يك متن خيلي طولاني را نيز ذخيره مي‌كند.
براي استفاده از اين ويژگي، مطلب مورد نظرتان را در AutoText تايپ و از نظر نوع خط، اندازه فونت و غيره آنرا قالب بندي و سپس فعال كنيد. گزينه Insert AutoText New را انتخاب كنيد. لازم به توضيح است كه در انتهاي پاراگراف يك نشانگر وجود دارد، اگر آنرا مشاهده نمي‌كنيد گزينه Tools Options View Paragraph marks را انتخاب كنيد. زمانيكه متن تان را ايجاد كرديد، در مقابل Please name your AutoText entry يك اسم براي آن در نظر بگيريد. مطمين باشيد اسمي‌كه انتخاب كرده ايد حداقل 4 حرف باشد تا بعدا Word به راحتي آنرا بشناسد. سپس گزينه OK را فشار دهيد تا اطلاعاتتان كامل شود.
براي استفاده از متني كه درست كرديد در Autotext اسم انتخابي را وارد كنيد. زمانيكه شما چند حرف از آن را تايپ كنيد پنجره انتخاب ظاهر مي‌شود. Enter يا F3 را فشار دهيد تا متني كه در AutoText ذخيره كرديد در مطالب تان قرار گيرد. (اسمي‌را كه شروع به تايپ كردن كرده بوديد ناپديد خواهد شد). اگر در حال تايپ كردن مطالبتان بوديد و پنجره AutoText ظاهر شد و نخواستيد از آن استفاده كنيد به تايپ كردن ادامه دهيد پنجره خود به خود محو خواهد شد. اگر زماني شما نامي‌را كه براي ظاهر شدن متن مورد نظرتان انتخاب كرده بوديد فراموش كرده ايد مي‌توانيد با انتخاب گزينه Insert AutoText در پنجره Autotext از فهرستي كه نمايان مي‌شود اسم مورد نظرتان را انتخاب كنيد و به حافظه تان كمك كنيد. سپس گزينه Insert را فشار دهيد و بعد از آن OK را اعمال كنيد.


▪ تصحيح مطالبتان در كمترين زمان
Autocorrect يك راه ديگر براي استفاده راحت تر از Microsoft Word مي‌باشد. اين شيوه براي صحيح كردن اشكالات تايپي بصورت اتوماتيك مي‌باشد. اگر زماني adn را كه در اصل بصورت and بايد باشد و يا teh را كه the مي‌باشد تايپ كرديد بدين شيوه صحيح مي‌شوند. Autocorrect همچنين بهترين راه براي نوشتن متن و صرفه جويي در زمان مي‌باشد.
زمانيكه شما از Autocorrect بجاي Autotext استفاده مي‌كنيد لزومي‌ندارد تا از Enter يا F3 استفاده كنيد زيرا Word خودش بطور اتوماتيك كار تصحيح را انجام مي‌دهد، به اضافه اينكه شما مي‌توانيد با دو حرف پروسه كاريتان را انجام دهيد. بطور واضح تر، براي اينكه آدرس Email خودتان را هر زمان در Word مي‌خواهيد تايپ كنيد مي‌توانيد با زدن zz اين كار را به راحتي انجام دهيد. گزينه Tools Autocorrect Options را انتخاب كنيد تا پنجره Autocorrect ظاهر شود. (گزينه Tools Autocorrect بستگي به نسخه Word كه استفاده مي‌كنيد دارد). سپس حرف ZZ را در محل تعيين شده وارد كنيد و سپس آدرس Email خود را در فضاي تعيين شده تايپ كنيد. گزينه هاي Add، Ok را تاييد كنيد. حالا هر زمان شما ZZ را تايپ كنيد و سپس Spacebar يا هر يك از حروف نشانه را تايپ كنيد Word بطور اتوماتيك آدرس Email شما را به جاي متن قرا مي‌دهد.
ضعف اين شيوه در اين است كه به هيچ وجه به شما اخطار نمي‌دهد و از شما اجازه نمي‌گيرد. (مانند كاري كه در Autotext ملاحظه كرديد) اگر Word متني را كه شما نمي‌خواهيد جايگزين كرده فقط كافيست كه گزينه undo را اجرا كنيد و يا Undo Autocorrect Edit را اعمال كنيد در اينصورت Word متن اوليه شما را باز مي‌گرداند.


▪ حاشيه بندي متن
آيا شما براي آغاز يك مطلب از Spacebar و يا كليد Tab استفاده مي‌كنيد؟ خجالت آور است. Word داراي يك خط كش مي‌باشد كه به شما امكان اين كار را مي‌دهد. (اگر خط كش فعال نيست View و سپس Ruler را انتخاب كنيد) در سمت چپ خط كش شما متوجه دو عدد مثلث كه در بالاي يك مربع قرار دارند مي‌شويد. دو مثلث و يك مربع نشانه هايي هستند كه توسط آنها يك پاراگراف مشخص مي‌گردد. مثلث بالايي معرف اولين خط هر پاراگراف مي‌باشد مثلث پاييني آخرين خط صفحه را بيان مي‌كند و مربع اندازه خط اول و ورودي پاراگراف را نمايش مي‌دهد. همچنين يك نشانگر در سمت راست خط كش وجود دارد.
حال يك امكان ديگر خط كش را به شما معرفي مي‌كنم. در داخل يك پاراگراف قديمي‌مراجعه كنيد و يا يك پاراگراف جديد ايجاد كنيد. و مثلث بالايي بر روي خط كش را نيم اينچ نيم اينچ به داخل متن ببريد. Word بصورت اتوماتيك خط اول را به اندازه نيم اينچ داخل پاراگراف مي‌برد. زمانيكه شما در انتهاي هر پاراگراف Enter را فشار مي‌دهيد Word بصورت خودكار پاراگراف بعدي را به اندازه نيم اينچ جلو مي‌برد. منظور اين است كه شما مي‌توانيد يك مطلب در Word تايپ كنيد و در خط اول با علامت گذاري به نيم اينچ بر روي خط كش 200 صفحه را تايپ كنيد بدون اينكه نياز به انجام دادن اينكار بطور دستي براي هر پاراگراف باشد.


▪ جايگزيني حروف
جايگزين كردن و پيدا كردن بعضي از حروف بدون شك و ترديد يكي از امكاناتي است كه Word در اختيار ما گذاشته است. نه تنها شما به سرعت و راحت مي‌توانيد هر مورد و كلمه اي را جايگزين كنيد و تغيير دهيد، همچنين مي‌توانيد نوع نوشتن، كاراكترهاي ويژه و حتي فضاهاي خالي را تغيير بدهيد. براي اينكه پنجره اي كه مربوط به جايگزين كردن و پيدا كردن مي‌باشد سريع فعال شود و دستتان را از روي صفحه كليد برنداريد ابتدا CTRL-M و سپس F5-Alt-P را فشار دهيد.
استفاده از گزينه Find and Replace بسيار راحت تر از پيدا كردن لغت مورد نظر توسط خودتان و تغيير دادن آن است. بطور دقيق تر، بعضي از نويسنده ها كه از ماشين تحريرهاي قديمي‌استفاده مي‌كردند در هر بار استفاده از صفحه كليد هنگاميكه از Spacebar استفاده مي‌كند آنرا دوبار فشار مي‌دهند. براي پيدا كردن و جايگزين كردن سريع تمام دو فاصله اي كه در متن زده است و تبديل آنها به يك فاصله فقط كافيست در مقابل جمله Find What دوبار Spacebar را فشار دهيد و سپس در مقابل گزينه Replace With يك بار Spacebar را فشار دهيد و سپس گزينه Replace All را تاييد كنيد.
آيا مي‌خواهيد كاراكترهاي مخصوصي را مثل پاراگرافهايي را كه نمي‌خواهيد يا فاصله هايي كه با Tab ايجاد شده است يا بطور اتوماتيك يك خط را فاصله بياندازيد؟ كافيست تا در پنجره find and Replace گزينه More را تاييد كنيد. سپس گزينه Special را و حروفي را كه مي‌خواهيد جايگزين شود انتخاب كنيد. اگر زماني نخواستيد كاراكتري جايگزين شود، گزينه Replace with را دوبار فشار دهيد و سپس كليد Delete را اعمال كنيد تا مطمين شويد كه خالي است سپس گزينه Find Next را فعال كنيد تا بصورت دستي جستجو كنيد و يك به يك كاراكترها را جايگزين كنيد و يا مي‌توانيد گزينه Replace All را انتخاب كنيد تا تمام كاراكترها پاك شوند.
 

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: